Covid-19 betyder for tiden, at det ikke er lovligt at holde generalforsamlinger med fysisk fremmøde af alle andelshavere.
Man kan derfor stille det spørgsmål: Hvad gør vi så?
Udskyde generalforsamling
En mulighed er naturligvis at udskyde generalforsamlingen. Reelt er der ingen anden mulighed, hvis man skal – og det skal man naturligvis – overholde forbud imod forsamlinger på p.t. mere end 10 personer.
De fleste vedtægter for foreninger har en bestemmelse om, at generalforsamling skal afholdes en vis tid efter regnskabsårets afslutning. Det er en bestemmelse, som i mange henseender er fundamentet for, at foreninger kan fungere tilfredsstillende. Uden en generalforsamling, der tager bestyrelsens beretning til efterretning, godkender regnskab og budget, tager stilling til forslag og bestemmer, hvem der i fremadrettet skal have ansvaret som bestyrelse, svigter fundamentale strukturer og sikkerhed for samme for foreningerne.
I stedet for at udskyde en generalforsamling bør vedtægter suppleres med bestemmelse om alternative måder at afholde en generalforsamling.
Alternativ til at udskyde generalforsamling.
Fokus bør være, at den demokratiske proces i foreningen så vidt mulig skal bestå. Covid-19 har vist, at de hidtidige normale betragtninger ikke længere er valide. Kun ved at åbne op for, at generalforsamlinger kan / skal afholdes uden at deltagere nødvendigvis møder op fysisk, kan foreninger i en covid-19-lignende-situation overholde de demokratiske regler, som foreningers virke er funderet i.
Her og nu ved ingen, hvornår covid-19 er bekæmpet, og myndighederne åbner op for forsamlinger. Ingen kan heller forudsige, om der senere måtte komme en influenzapandemi med en dødelighed som ebola eller værre. Det er derfor rettidig omhu, at foreningens vedtægter tilpasses/moderniseres, så der ikke er tvivl om, at der er alternative muligheder for at deltage i generalforsamlinger end at skulle møde op for at afgive sin stemme.
Kan generalforsamlinger afholdes uden krav om fysisk tilstedeværelse?
Det er jeg langt fra sikker på, at der blandt de lærde er enighed om.
De fleste professionelle dirigenter har formentlig været ude for foreningsmedlemmer som med mødedeltagernes billigelse har deltaget virtuelt i en generalforsamling.
For mit eget vedkommende vil jeg i hvert fald som dirigent, der skulle tage stilling til spørgsmålet, formentlig konstatere, at det normale er, at et medlem ikke kan deltage i en generalforsamling, uden at pågældende er tilstede fysisk eller har givet en anden person fuldmagt til at tale og stemme for det pågældende medlem.
Så hvis vedtægterne ikke åbner op for, at generalforsamlinger kan afholdes uden krav om, at deltagerne møder op fysisk, så skal man møde op for at ens stemme kan høres og tælles med.
Hvis et flertal blandt de fysisk fremmødte svarende til kravet til vedtægtsændringer imidlertid ville tillade ikke-fysisk fremmødtes deltagelse i generalforsamlingen via telefon, videomøde-faciliteter etc., så ville jeg godkende de virtuelt deltagende medlemmers tale- og stemmeret og særligt hvis muligheden herfor var meldt ud på forhånd.
For mit vedkommende er det derfor ikke 100 % nødvendigt at udskyde generalforsamlinger. De kan afholdes, men naturligvis helst, hvis alle eller næsten alle vil bakke op om, at det er det vi gør, fordi “nød bryder alle love”.
Modstand fra en mindretal på en generalforsamling imod at visse punkter på dagsordenen ikke bliver debatteret face-to-face bør den dygtige dirigent, hvis udtrykkelig hjemme til afholdes af generalforsamling uden fysisk fremmøde, overveje at få konsensus til at udskyde til en generalforsamling, hvor alle kan deltage.
Det skal nævnes, at generalforsamlinger uden krav om fysisk fremmøde i selskaber langt fra er usædvanligt. Se også denne artikel fra 2016 med diverse for og imod virtuelle generalforsamlinger.
Ekstraordinære tiltag ved mulighed for generalforsamlinger uden fysisk fremmøde.
Bestyrelsen og administrator skal have fokus på demokratiet. Det skal ikke kunne hedde sig, at et regnskab, budget, forslag m.m. er blevet godkendt/vedtaget alene fordi der ikke var mulighed for almindelig behandling på en generalforsamling.
I mange af mine foreninger sendes derfor indkaldelse ud med alle bilag og med opfordring til, at alle mundtligt til administrator eller skriftlig kan komme med spørgsmål, bekymringer, modstand, ændringsforslag. Sådanne tilkendegivelser sendes også til alle medlemmer, og der er ikke noget i vejen for, at særlige spørgsmål kan “debatteres” blandt interesserede. Lykkes det ikke at finde et kompromis, som alle kan støtte, skal bestyrelsen sende en redegørelse ud til alle medlemmer og give besked om, hvorvidt afstemning vil ske på den berammede generalforsamling, eller om bestyrelsen mener, at sagen kan og bør afvente en ekstraordinær generalforsamling.
Rent praktisk bør bestyrelsen og/ eller administrator sende vejledning ud til, hvordan evt. deltagelse uden fysisk fremmøde vil kunne ske. Et testmøde kan også være en god idé, så tekniske udfordringer kan afklares og løses inden det rigtige mødets afholdelse.
Vedtægtsændringer.
Som skrevet ovenfor bør vedtægter indeholde en mulighed for at afholde generalforsamlinger uden krav om fysisk fremmøde. Et forslag kunne være:
Bestyrelsen kan beslutte, at deltagelse i generalforsamlinger kan/ skal ske uden fysisk fremmøde, men med deltagelse via telefon eller en mødetjeneste med mulighed for kameraforbindelse til og fra deltagere. Bestyrelsen fastsætter i indkaldelsen til generalforsamlingen krav til, hvorledes deltagelse i møde uden fysisk fremmøde konkret skal ske. Svigter teknikken under mødets afholdelse, således at forbindelse til en eller flere medlemmer mistes, skal dette, medmindre dirigenten eller et flertal af mødedeltagere beslutter andet, ikke betyde, at mødet skal udsættes.