E-mails er en udmærket “opfindelse”.
Men som “kunde” hos Egemar & Clausen er der nogle regler, du skal være opmærksom på. Det er ikke “vores” regler, men regler, som der er almindelig konsensus om blandt professionelle aktører er rimelige at stille. Det offentlige og mange større virksomheder er gået helt væk fra e-mail som meddelelsesmiddel, fordi mange ikke har nogen diciplin, når de sender e-mail, eller tror, at de bare kan sende e-mails ud til højre og venstre og forstyrre en masse mennesker på den måde.
Regel nr. 1: E-mails skal bruges til dokumentation – ikke til kommunikation
Regel nr. 2: Brug e-mail med omtanke. I “gamle” dage skulle du skrive et brev og købe et frimærke og finde en postkasse. Dengang tog du nogle gange i stedet telefonen. Det bør du stadig overveje. Er det, jf. regel nr. 1, kommunikation eller dokumentation, du er ude efter. Er det kommunikation så ring eller send en e-mail om at du gerne vil have en opringning. Vær opmærksom på, at 90 % er umulige til at kommunikere via e-mail. Du er med stor sandsynlighed en af dem!!!
Regel nr. 3: Skriv TYDELIGT i emnerubrikken, hvad du gerne vil (dokumentere) med din e-mail. Eksempel-1: Sag xxx-xxxx-xx – hvornår kan jeg forvente, at retten vil beramme sagen? Eksempel-2: Sag xxx-xxxx-xx Send venligst regnskabsrapport, når vedhæftede regning er bogført.
Regel nr. 4: Send KUN til dem, som skal reagere på din e-mail. “Vigtige” e-mails er e-mails hvor alene medarbejer er på som eneste modtager (der kan være modtagere på cc og bcc). Du må aldrig regne med, at du kan sende i kopi til nogen eller blindkopi til nogen og regne med, at de overhovedet læser din e-mail, før det er for sent. Den slags e-mail nedprioriteres og bliver i vores mail-programmer slet ikke leveret til modtager, før alle “vigtige” mails er ekspederede. I værste fald leveres din e-mail aldrig til en cc- eller bcc-modtager. Vær opmærksom på, at hvis du sender direkte til mange modtagere, vil din e-mail ofte til modtager hos E&C blive betragtet som spam og derfor aldrig modtaget. Hvis du gerne vil have en medarbejder hos E&C til at lave noget for dig eller følge op på dette eller hint, så send en e-mail (og kun) direkte til pågældende medarbejder. Du må gerne sætte alle mulige på cc og bcc, men gør det med omtanke.
Regel nr. 5: Send en e-mail pr. sag. E-mail skal som skrevet være til dokumentation og en klassisk fejl er, at sende e-mail med flere ønsker om dette eller hint. Du beder selv herved om, at noget bliver glemt. Gør alle en tjeneste: Send 1 email pr. sag, du gerne vil have løst. Skriv i emnerubrikken præcist hvad dit formå med e-mailen er.
Regel nr. 6 (tilføjet januar 2018): Husk at sende med krypteret post, hvis der er personfølsomme oplysninger i din e-mail. Send til den medarbejder du skal i kontakt med og angiv yderligere som direkte modtager na@domibus.dk og benyt det certifikat for krypteret post, som du kan finde her