Kommunikationsplatformen ProBo har en lang række faciliteter, og de færreste foreninger har brug for alle faciliteter.
Når DOMIBUS har besluttet, at kommunikationsplatformen skal være en integreret del af administrationen via DOMIBUS skyldes det muligheden for at kommunikere sikkert via ProBo.
De fleste ved, at nogle oplysninger om personer er særligt følsomme og skal behandles specielt, f.eks. oplysninger om en persons seksuelle orientering, politiske tilhørsforhold osv, osv.
Almindelige (fortrolige) oplysninger om personer må man imidlertid heller ikke bare lægge på en hjemmeside til almindelig underholdning for læserne. Hvad du ikke må dele via en hjemmeside, må du næppe heller dele via at du sender en ukrypteret mail, idet alle oplysninger relativt nemt kan opfanges af nysgerrige, der søger sådanne oplysninger.
Du får f.eks. som formand en mail fra et medlem om, at moster Fie Irina Gudmundfuld kommer på besøg i weekenden, da hendes mand har slået hende, og hun nu skal finde et andet sted at bo, og at medlemmet derfor gerne vil høre, om der er noget i vejen for, at Fie bor i lejligheden i et par måneder.
Du kan naturligvis ikke som formand gøre for, at en ejer sender klart fortrolige oplysninger til dig pr. mail, men det giver dig ikke ret til at svare medlemmet med alm. mail, uden at du skal huske at fjerne oplysningerne, der kan gøre det nemt for en hacker at finde frem til Fie eller Fies mand.
“Seriøse” virksomheder og offentlige myndigheder har i mange år haft sikre kanaler til mails med beskeder som ovenstående.
Der er ikke mig bekendt (endnu) noget lovkrav om, at en forening SKAL have en kanal, som medlemmer kan henvende sig til, uden at der er risiko for, at uvedkommende ser beskeden eller forvansker den, inden den havner for øjnene af formanden. Men det må anses for god service, og det er nok et spørgsmål om kort tid, før det bliver et krav, at der er mulighed for at sende “sikre mails” til en forening.
Foreløbigt må man sige, at der er et indirekte krav om, at bestyrelsen kan modtage digitale beskeder på sikker vis, idet bestyrelsen uden en sikker kanal, sættes på en vanskelig opgave med hensyn til, hvad der er fortroligt, og hvad der ikke er. Hvis der er mulighed for at kommunikere sikkert med bestyrelsen, og medlemmerne ikke anvender denne mulighed, må oplysningerne som udgangspunkt anses for ikke-fortrolige.
Modtager du således en alm. mail fra et medlem om, at han har pjækket fra arbejde i håb om et møde med bestyrelsen, så kan du roligt svare på den mail, men kun i kraft af, at I har en sikker kanal, som medlemmet kunne have anvendt, hvis oplysningen om, at han har taget tidlig fri rent faktisk er en oplysning, som er fortrolig og ikke egnet til, at hans arbejdsgiver får nys herom. Var det en fortrolig oplysning, kunne medlemmet have benyttet den sikre kanal, ProBo. Når medlemmet trods ProBo anvender alm. mail har “pjækkeriet” formentlig en flexordning som grundlag og er ikke en oplysning som medlemmet lægger vægt på holdes fortrolig af dig.
Ovenstående holder næppe vand, medmindre alle beboere er klar over, at hvis de sender en almindelig mail til bestyrelsen, så skal de være klar over, at de oplysninger, de sender, kan blive kendt af alle. Det er absolut de færreste mennesker, der er klar over, at bestyrelsens almindelige diskretion om privatlivets forhold ikke er ret meget værd, da fremsendelse med almindelig mail til bestyrelsen i de fleste tilfælde er som at sende et postkort med alle oplysning frit tilgængelige for alle, der kan få fingre i postkortet. Og i modsætning til postkortet er det utallige, der (nemt) kan få fingre i en mails indhold.
Nogle oplysninger bør uden undtagelse sendes via ProBo, så man sikrer sig, at hackere ikke har læst og forvansket indholdet, inden bestyrelsen eller administrationen ser dokumentet. Det er f.eks. dokumenter med betalingsoplysninger, herunder f.eks. kontonumre i forbindelse med udlæg til et bestyrelsesmedlem eller et menigt medlem af foreningen. En forsikringsmand har for nylig oplyst mig om, at den mest almindelige årsag til udbetalinger for IT-bedrageri, er kontonumre, der er blevet ændret, uden at bestyrelse eller administrator har opdaget bedrageriet.
Muligheden for at kommunikere digitalt OG sikkert er hovedårsagen til, at ProBo er en nødvendighed.