Hej Jacob
Jeg er enig i, at det er dyrt for en lille forening som jeres. Jeg skal have møde med Prosedo i næste uge, og jeg vil her prøve, om der er mulighed for at få prisen nedsat for små foreninger.
Jeg er åben over for andre billigere løsninger, og er selv på udkig efter sådanne. Foreløbig har jeg ikke fundet nogen.
Når vi skriver til hinanden med indhold, der ikke indeholder personoplysninger, er almindelige mails som denne OK.
Udfordringen er, at fra tid til anden så er der personoplysninger, når ejere skriver til bestyrelsen, bestyrelsen til administrationen, og administrationen til bestyrelsen og individuelle ejere. Denne kommunikation har hidtil været ukrypteret – og det går ikke.
En dag vil du modtage en mail om, at fru Olivia Lijlenhoff-Burgenhoff har fundet sig en ny mand og at den forsmåede ægtefælle Lars Nielsen, der er medlem af din forening gerne vil anmode om henstand med betaling af fællesudgifter, indtil Lars har fundet sig en ny hustru (eller lejlighed). Du nødsages til at ringe til Lars og fortælle ham, at han skal være opmærksom på, at foreningen til alle ejere har meddelt, at mails til bestyrelsen ikke kan sendes krypteret, og at al henvendelse derfor skal ske med et almindeligt brev, hvis der i henvendelsen er personoplysninger. Svar fra bestyrelse og administration vil ligeledes ske med almindelig post.
Det kan også bare være en henvendelse i din postkasse om, at Peter fra 2. sal har hørt, at der er en kat fra 3. sal, som det lyder som om, at beboerne mishandler. Du kan ikke bare tage et billede af beskeden og sende den pr. mail til resten af bestyrelsen og administrationen. Du skal i gang med at kryptere eller på biblioteket og kopiere og herefter sende henvendelsen med PostNord til mig og med fod-omdeling til bestyrelsesmedlemmerne, der bor i foreningen.
Altså hvis du vil overholde loven. Worst case kan du ellers næste dag have Peter fra 2. og Yvonne fra 3. i røret, der klager over, at en misforståelse om en kats forstoppelse på internettets sladderhjørne er blevet til overskriften: “Mail fra formand dokumenterer massiv dyremishandling” og at Peter og Yvonne via din mail til mig om, at den sag må jeg tage mig af, nemt kan identificeres som henholdsvis klager og dyremishandler, hvilket de derfor er omtalt som på internettet.
Som advokatkontor er jeg selvsagt nødsaget til at tilstræbe 100 % overholdelse af loven, og derfor anser jeg det for en nødvendighed, at bestyrelserne og beboerne har værktøjer til at overholde loven. Som skrevet er jeg på udkig efter andre løsninger, som for den lille forening kan være mere simple og dermed billigere, men som kan give alle nem adgang til at overholde sikker kommunikation.
ProBo er et nødvendigt værktøj til at loven kan overholdes, men alternativer søges.
